אוטומציה של שנת הציות בלי למסור את ההחלטות

מה חוזר על עצמו בשנת ציות

קבלת היתר או אישור היא פרויקט. השמירה על ציות לאחר מכן היא שגרה, ובשגרה הזו דברים נשמטים. מרשם עובר חצי שנה בלי סקירה. הביטוח של קבלן פג ואיש אינו שם לב. מועד דיווח מגיע בזמן שמי שידע עליו בחופשה. אף אחד מהכשלים האלה אינו נובע מאי-ידיעת הכללים. הם נובעים מיותר מדי משימות קטנות ותלויות מועד שמפוזרות בין יותר מדי אנשים.

ברוב העסקים המפוקחים העבודה החוזרת מתחלקת לשש קבוצות:

אם מה שאתם צריכים הוא עזרה בקבלת אישור מלכתחילה, כמו הפניה, בקשה לרישיון או היתר, ראו את אתר האחות שלנו Regulatory Approval Automation. האתר הזה עוסק במה שבא אחר כך.

מה אפשר להפוך לאוטומטי ומה נשאר אצל אדם

הקו המועיל עובר בין עבודה מנהלית לשיקול דעת. עבודה מנהלית היא איתור, מיון, תזכורת, מעקב וניסוח. שיקול דעת הוא ההחלטה מה משמעותו של דבר מסוים, והחתימה עליו בשמכם. עובד AI טוב בראשון ואינו אמור לעשות את השני.

איך עובד AI ב-Microsoft 365 עושה את זה

The Everything, מבית SG1 Consulting (המפרסמת של אתר זה), הוא עובד AI שפועל בתוך Microsoft Teams. הוא עובד עם הכלים שעסק המשתמש ב-Microsoft 365 כבר מכיר: Outlook ותיבות דואר משותפות, לוח השנה של Outlook, SharePoint ו-OneDrive, רשימות SharePoint, Excel, Word, טו דו ו-Planner. מדברים איתו ב-Teams, או בהודעת טקסט מהטלפון.

בעבודת ציות, המשמעות היא:

• תזכורות מתוך לוח דיווחים. הוא עובד לפי המועדים שאתם נותנים לו ומזכיר לבעלים הנכון עם מספיק זמן מראש כדי לפעול.
• מעקב מול בעלים לקבלת ראיות. הוא מבקש מאנשים בדואר אלקטרוני או ב-Teams את הרשומה שהוא צריך, חוזר ופונה, ומעדכן אתכם מי לא ענה.
• ריכוז ראיות. הוא מאתר קבצים ב-SharePoint וב-OneDrive ומרכז אותם בתיקיית ביקורת עם אינדקס.
• ניסוח. הוא מנסח הודעות על אירועים, דוחות ועדכוני מרשם, כדי שאדם אחראי יבדוק, יאשר ויגיש.
• סימון פקיעות. הוא מסמן רישיונות, כרטיסי הסמכה וביטוחים שפגו. עבודת הצעות המחיר שלו כבר מסמנת קבלני משנה שהביטוח שלהם פג.
• זכירת הכללים שלכם. כללים שאתם קובעים, כמו "הזהר אותי 60 יום לפני כל בדיקת ציוד", נשמרים משיחה לשיחה.

הוא שואל לפני שמשהו חשוב יוצא, וכשמשהו נראה לא תקין הוא עוצר ומראה לכם מה לדעתו שגוי. הוא אינו מערכת EHS או QHSE ייעודית (מערכות לניהול סביבה, בריאות, בטיחות ואיכות). הוא עובד לצד המרשמים והמסמכים שאתם כבר מנהלים ב-Microsoft 365, במקום להחליף אותם במסד נתונים חדש.

מה נשאר אצל אדם

רגולטורים מתנהלים מול אנשים וארגונים, לא מול תוכנה. מאחורי כל חובה באתר הזה עומד אדם אחראי, בין אם זה בעל העסק, נושא משרה, מנהל WHS (בטיחות ובריאות בעבודה) או מי שהמערכות שלכם מגדירות. האדם הזה:

• מחליט אם אירוע, הפרה או מקרה חייבים בדיווח;
• מוסר את ההודעה או מגיש את הדוח, בכל ערוץ שהרגולטור דורש;
• מאשר מסמכים מבוקרים ומקבל את דירוגי הסיכון;
• חותם על הצהרות ומשיב למבקרים ולמפקחים;
• מחליט מה לעשות כשרשומה חסרה או כשרישיון פג.

עובד AI מקצר את הדרך להחלטות האלה, כי העובדות, הקבצים והטיוטות כבר מרוכזים יחד. הוא אינו מקבל אותן במקומכם.

לפני שמתחילים

The Everything פועל בתוך הדייר (סביבת הארגון) של Microsoft 365 שלכם עם הרשאות מוגבלות בקפידה, אבל הנתונים שלכם כן יוצאים מהדייר לצורך עיבוד AI. מדיניות הפרטיות שלו מציינת את Microsoft (Azure OpenAI) ואת OpenAI כספקי AI, וקובעת שהספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם. האתר הציבורי אינו טוען לשום הסמכה, כגון SOC 2 או ISO 27001 (תקנים לאבטחת מידע), ואינו מציין באיזו מדינה נמצא האירוח.

רשומות ציות כוללות לא פעם מידע אישי ומידע רפואי, לכן בדקו את חובות הפרטיות, הטיפול במידע ושמירת הרשומות שלכם לפני שאתם מחברים אליהן כלי AI כלשהו, והחליטו באילו אתרים, רשימות ותיבות דואר הוא רשאי להשתמש ובאילו לא. The Everything עולה $400 AUD לחודש + GST לכל חברה, ללא הגבלה על מספר חברי הצוות, ויש לו תקופת ניסיון בחינם של 14 יום ללא כרטיס אשראי. אם תבטלו, הקבצים שלכם נשארים היכן שהיו תמיד, בחשבון Microsoft שלכם.

שאלות נפוצות