أتمتة عام الامتثال دون التخلي عن القرارات

ما الذي يتكرر في عام الامتثال

الحصول على تصريح أو موافقة مشروع له بداية ونهاية. أما البقاء ملتزمًا بعد ذلك فهو عمل روتيني، وفي هذا الروتين تحديدًا تقع الهفوات. يمضي سجلٌّ ستة أشهر دون مراجعة. ينتهي تأمين أحد المقاولين ولا يلاحظ أحد. يحلّ موعد تقديم تقرير بينما الشخص الذي كان يعرفه في إجازة. لا ينشأ أيٌّ من هذه الإخفاقات عن الجهل بالقواعد، بل عن كثرة المهام الصغيرة المرتبطة بمواعيد والموزعة على عدد كبير من الأشخاص.

في معظم الشركات الخاضعة للتنظيم، ينقسم العمل المتكرر إلى ست مجموعات:

إذا كنت تحتاج إلى مساعدة في الحصول على موافقة من الأساس، مثل إحالة أو طلب ترخيص أو تصريح، فاطّلع على موقعنا الشقيق Regulatory Approval Automation. أما هذا الموقع فيتناول ما يأتي بعد ذلك.

ما الذي يمكن أتمتته وما الذي يبقى بيد شخص

الحدّ المفيد هو الفاصل بين العمل الإداري والتقدير. العمل الإداري هو البحث والفرز والتذكير والمتابعة والصياغة. أما التقدير فهو تحديد معنى أمرٍ ما وتحمّل المسؤولية عنه باسمك. عامل الذكاء الاصطناعي بارع في الأول، ولا ينبغي له أن يتولى الثاني.

كيف يؤدي عامل ذكاء اصطناعي على Microsoft 365 هذا العمل

The Everything، من إنتاج SG1 Consulting (ناشرة هذا الموقع)، عامل ذكاء اصطناعي يعمل داخل Microsoft Teams. ويتعامل مع الأدوات التي تستخدمها أصلًا أي شركة تعمل على Microsoft 365: Outlook وصناديق البريد المشتركة، وتقويم Outlook، وSharePoint وOneDrive، وقوائم SharePoint، وExcel، وWord، وتو دو، وPlanner. تتحدث إليه عبر Teams، أو برسالة نصية من هاتفك.

في أعمال الامتثال، يعني ذلك:

• تذكيرات من تقويم التقارير. يعمل وفق التواريخ التي تزوّده بها، ويذكّر المالك المعني قبل الموعد بوقت كافٍ ليتصرف.
• متابعة المالكين للحصول على الأدلة. يطلب من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني أو Teams السجل الذي يحتاج إليه، ويتابعهم، ويخبرك بمن لم يرد.
• تجميع الأدلة. يعثر على الملفات في SharePoint وOneDrive ويجمعها في مجلد تدقيق مع فهرس.
• الصياغة. يصوغ إشعارات الحوادث والتقارير وتحديثات السجلات ليتحقق منها شخص مسؤول ويعتمدها ويقدّمها.
• التنبيه إلى انتهاء الصلاحية. ينبّه إلى التراخيص والبطاقات المهنية ووثائق التأمين المنتهية. كما أن عمله في إعداد عروض الأسعار يتضمن بالفعل التنبيه إلى المقاولين من الباطن الذين انتهى تأمينهم.
• تذكُّر قواعدك. القواعد التي تضعها، مثل «نبّهني قبل 60 يومًا من أي فحص للمعدات»، تبقى سارية بين المحادثات.

يستأذنك قبل إرسال أي شيء مهم، وعندما يبدو له أمرٌ غير سليم يتوقف ويعرض عليك ما يظن أنه خطأ. وهو ليس نظامًا مخصصًا للبيئة والصحة والسلامة (EHS) أو للجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE). بل يعمل إلى جانب السجلات والوثائق التي تحتفظ بها أصلًا في Microsoft 365، بدلًا من استبدالها بقاعدة بيانات جديدة.

ما الذي يبقى بيد شخص

تتعامل الجهات التنظيمية مع الأشخاص والمؤسسات، لا مع البرمجيات. ووراء كل التزام مذكور في هذا الموقع شخص مسؤول، سواء أكان مالك الشركة، أم أحد مسؤوليها، أم مدير WHS (الصحة والسلامة في العمل)، أم أي شخص تسمّيه أنظمتكم. هذا الشخص:

• يقرر ما إذا كان الحادث أو الخرق أو الواقعة واجب الإبلاغ؛
• يقدّم الإشعار أو يودع التقرير عبر القناة التي تشترطها الجهة التنظيمية؛
• يعتمد الوثائق الخاضعة للضبط ويقبل تقييمات المخاطر؛
• يوقّع الإقرارات ويجيب عن أسئلة المدققين والمفتشين؛
• يقرر ما يجب فعله عندما يكون أحد السجلات مفقودًا أو تنتهي صلاحية ترخيص.

يجعل عامل الذكاء الاصطناعي الوصول إلى هذه القرارات أسرع، لأن الوقائع والملفات والمسودات تكون مجتمعة مسبقًا. لكنه لا يتخذها نيابة عنك.

قبل أن تبدأ

يعمل The Everything داخل مستأجر Microsoft 365 الخاص بمؤسستك (أي البيئة المخصصة لمؤسستك) بصلاحيات محددة بدقة، لكن بياناتك تغادر هذه البيئة لتتم معالجتها بالذكاء الاصطناعي. وتذكر سياسة الخصوصية الخاصة به Microsoft (Azure OpenAI) وOpenAI بوصفهما مزوّدَي الذكاء الاصطناعي، وتنص على أن المزوّدين قد يعالجون المعلومات خارج بلدك. ولا يدّعي الموقع العام أي شهادة مثل SOC 2 أو ISO 27001 (معايير لأمن المعلومات)، ولا يحدد بلد الاستضافة.

كثيرًا ما تتضمن سجلات الامتثال معلومات شخصية وصحية، لذا تحقّق من التزاماتك الخاصة بالخصوصية والتعامل مع البيانات وحفظ السجلات قبل ربط أي أداة ذكاء اصطناعي بها، وحدّد المواقع والقوائم وصناديق البريد التي ينبغي أن يستخدمها والتي لا ينبغي أن يستخدمها. تبلغ تكلفة The Everything ‏$400 AUD شهريًا + GST (ضريبة السلع والخدمات الأسترالية) لكل شركة مع عدد غير محدود من أعضاء الفريق، وتتوفر له فترة تجربة مجانية لمدة 14 يومًا دون بطاقة ائتمان. وإذا ألغيت الاشتراك، تبقى ملفاتك حيث كانت دائمًا، في حساب Microsoft الخاص بك.

أسئلة شائعة